De första 90 dagarna med en fractional eller interim ledare
När en fractional eller interim ledare kliver in i ett bolag, till exempel som fractional CFO eller interim VD, är de första 90 dagarna avgörande för att skapa stabilitet, tydlighet och framdrift. Fokus ligger på att snabbt identifiera svagheter och sätta in riktade åtgärder som stärker verksamheten, förbättrar den finansiella överblicken och lägger grunden för hållbar tillväxt. Även om varje företag är unikt finns det vissa områden som nästan alltid prioriteras tidigt för att skapa en snabb och tydlig effekt.
Varje verksamhet är unik och arbetet kommer att läggas där behovet är som störst. Det varierar också beroende på roll, eftersom CFO:er i betydligt större utsträckning fokuserar på företagets finansiella aspekter. En interimslösning kan handla om löpande förbättringar och utveckling (det som ofta kallas för ”fractional” på engelska) eller om att hålla verksamheten stabil under en övergångsperiod (det som vi egentligen omfattas av begreppet ”interim”).
Utan vidare introduktion följer här en lista över vad vi normalt arbetar med under de första 90 dagarna. Punkterna är varken rangordnade efter vikt eller efter kronologi.
1. Bättre ordning i bokföringen
Detta innebär bland annat att säkerställa att balansräkningen är korrekt uppställd (inte en “hemmagjord” variant) och att revisioner sker på ett professionellt sätt. Diskretionära utgifter får en egen rad i resultaträkningen för att både behålla fördelaktig skattemässig behandling och samtidigt skapa transparens. Bokföringen kommer dessutom att sammanställas kvartalsvis framöver, vilket ger företaget en mer professionell struktur ur externa investerares och potentiella köpares perspektiv.
2. Onödiga kostnader granskas och minskas
Många företag har gamla abonnemang kvar och har inte jämfört priser för större tjänster på flera år. Varje kostnad som syns på kontoutdragen bör kunna motiveras. Mindre utgifter kan tas bort (eller placeras i kategorin diskretionära kostnader i resultaträkningen) och alla kostnadsposter som överstiger 10 procent av de totala utgifterna kommer att benchmarkas.
3. Finansiellt, digitalt och juridiskt skydd
3.1 Finansiellt skydd
Ingen enskild person bör ha tillgång till både bokföringen och bankkontona, såvida personen inte äger bolaget till 100 procent. Rutiner för nya leverantörer och akuta betalningar införs, där godkännande krävs. Detta skapar både bättre kontroll och minskar risken för fel eller bedrägerier.
3.2 Digitalt skydd
Detta är i princip vad det låter som. Det kan bland annat innebära en kort utbildning för personalen om säkerhetsrisker kopplade till e-post, samt att alla viktiga dokument och filer – exempelvis en kopia av webbplatsen, ritningar, resultaträkningar, deklarationer och avtal – lagras i molnet. Ett mindre antal särskilt viktiga eller känsliga filer sparas dessutom i så kallad cold storage som ett extra skyddslager som inte är tillgängligt för anställda.
3.3 Juridiskt skydd
Om det inte redan finns ett holdingbolag kommer ett sådant att sättas upp. Överskottslikviditet och större tillgångar bör inte ligga i det operativa bolaget.
4. Genomgång av budgeten med fokus på marknadsföring och försäljning
Många marknadsföringskanaler som tidigare var lönsamma är inte längre det, men många företag fortsätter ändå på samma sätt år efter år. Att följa säljarnas arbete i praktiken kan också ge värdefulla insikter om verksamheten. Här finns ingen universallösning: vissa budgetposter kommer sannolikt att minskas, andra ökas. Vissa företag lägger för mycket pengar på marknadsföring, andra för lite. Det är viktigt att först lära känna verksamheten ordentligt innan större förändringar görs i budgeten.
5. Håll koll på personalen, Standard Operating Procedures och digitaliseringsanalys
5.1 Standard Operating Procedures:
Större företag anser ofta att mindre företag är oorganiserade. Mindre företag anser ofta att större företag har för mycket byråkrati. Båda perspektiven innehåller ett mått av sanning. Nyckeln här är att skapa ett rimligt antal SOP:er som fokuserar på de mest kritiska delarna av verksamheten. Detta är avgörande för kontinuiteten när personal byts ut.
5.2 Digitaliseringsanalys:
Många större företag binder upp sina anställda i för många olika ERP- och CRM-system, vilket gör att den effektiva arbetstiden minskar på grund av administrativt arbete. Föreställ dig en målare som lägger mer tid på administration i fem olika datasystem än på att faktiskt måla. Samtidigt saknar många mindre företag de mest grundläggande systemen för att framstå som organiserade utifrån. Det finns ingen universallösning, men i många fall kan rätt beslut vara att antingen höja professionalismen genom bättre system eller minska den administrativa bördan.
5.3 Håll koll på anställda enligt Hawthorne-principen:
Hawthorne-studien försökte ursprungligen undersöka om anställda arbetade bättre med mer eller mindre belysning i fabriken. Resultatet var förvånande: produktiviteten ökade oavsett om man ökade eller minskade beslysningen. Orsaken var att personalen blev mer produktiv när den visste att de blev observerade och uppmärksammade av ledningen. Att hålla koll på personalen kan därför både bidra till att de känner sig sedda och ge värdefulla insikter om hur olika processer faktiskt fungerar i praktiken.
6. Delegering
En VD eller ägare bör vara tillräckligt involverad i verksamheten för att verkligen förstå hur företaget fungerar, men inte så involverad i den dagliga driften att verksamheten blir beroende av en enda person. Att hitta den balansen kan vara svårt och kräver delegering till medarbetare. Det kan kännas osäkert – lite som att kasta sitt barn i vattnet och stå några meter bort för att se om det kan simma – men någon gång måste barnet ta sina första simtag.
7. Profit coaching
Detta är i princip vad det låter som, även om innehållet varierar från företag till företag. Den konsult som säljer en universell lösning utan att först förstå verksamheten på djupet bör mötas med viss skepsis. Det finns inga färdiga “system som alltid fungerar”, men det finns ett gediget arbete som kan kombineras med erfarenhet. Detta sker dock oftast mot slutet av de första 90 dagarna.
Christoffer Nielsen
Telefon: 0763043437
christoffer@oakinterim.se
