Veckovis avstämning
På Oak Interim går vi varje vecka igenom flera centrala operativa och finansiella områden tillsammans med våra klienter för att behålla en tydlig överblick över verksamheten. Utöver att arbeta enligt en strukturerad 90-dagarsprocess följer vi regelbundet upp banktransaktioner, fakturor, nyckeltal och försäljningsflöde för att säkerställa att siffrorna stämmer överens med verkligheten. På så sätt kan vi tidigt upptäcka eventuella problem och se till att de blir åtgärdade .
1. Bankkonton
Många småföretagare underskattar hur sårbara de är för bedrägerier, oavsett varifrån de kommer. Den vanligaste orsaken att bli utsatt för bedrägeri är faktiskt att en och samma person i organisationen både hanterar bokföringen och ansvarar för betalningar till leverantörer.
Det förekommer också ofta tjänster som inte längre behövs, till exempel olika typer av abonnemang. Betalningar som saknar tydlig funktion eller inte längre fyller ett syfte bör stoppas.
2. Inkommande och utgående fakturor
Att följa upp både inkommande och utgående fakturor fyller i stort sett samma funktion som ovan: att koppla ihop helhetsbilden.
Det finns också något jag brukar kalla för halvbedrägeri. Det handlar om situationer där leverantörer lägger till avgifter som aldrig avtalats. Om en leverantör återkommande gör detta bör den antingen jämföras mot alternativa leverantörer, omprövas eller tvingas arbeta under tydligare avtal.
3. Nyckeltal (KPI:er)
KPI står för Key Performance Indicator (ibland även Key Performance Index). Begreppet används ofta som ett modeord, men i praktiken handlar det om de mätvärden som betyder mest för verksamheten. För många företag är försäljning det allra viktigaste, åtminstone när man följer upp verksamheten från vecka till vecka.
Ett annat relevant nyckeltal kan vara leveransförmåga, särskilt i branscher där leveransen av produkten eller tjänsten är flaskhalsen snarare än försäljningen. Det finns många fler exempel, men veckorapporteringen behöver inte vara onödigt komplicerad. Däremot är det nödvändigt att följa de viktigaste KPI:erna varje vecka för att verkligen förstå verksamheten, vilket i sin tur är avgörande för att kunna fatta välgrundade beslut.
Detta fyller också en sekundär funktion som kopplar tillbaka till fakturor och bankkonton. Alla dessa delar bör i slutändan stämma överens. När de inte gör det kan det tyda på att pengar läcker någonstans i systemet.
4. Lead-flöde och säljflöde (konverteringar)
Säljflöde är kanske inte ett etablerat begrepp, men beskriver i praktiken hur leads omvandlas till betalande kunder. Lead-flödet skulle i sig kunna räknas som ett nyckeltal, men det är tillräckligt viktigt för att behandlas som ett eget område.
Det bör varje vecka följas upp var leads kommer ifrån och hur de faktiskt blir affärer – till exempel vilken säljare som stängde affären.
Anledningen är i stort sett densamma som under punkt tre: allt detta ska gå att koppla tillbaka till KPI:erna, fakturorna och bankkontona. Siffror i sig berättar sällan hela historien om man inte samtidigt förstår sammanhanget bakom dem.
Christoffer Nielsen
Telefon: 0763043437
christoffer@oakinterim.se
